Covid-19: Resolução regulamenta a votação à distância em assembleias de acionistas e reuniões de sócios nos termos da Medida Provisória 931
Foi publicada ontem, 15 de abril, a Instrução Normativa nº 79 do Departamento Nacional de Registro e Integração (DREI), que regulamenta a participação e a votação à distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, sociedades limitadas e cooperativas, nos termos da Medida Provisória 931.
A Instrução dispõe sobre dois tipos de conclaves: semipresenciais (quando for dado aos acionistas a opção de participar presencialmente e, também, de exercer seu voto à distância) e digitais (quando só for possível participar e votar à distância).
A norma estabelece que as sociedades deverão informar no edital de convocação se a assembleia ou reunião será semipresencial ou virtual, detalhando como os acionistas ou sócios poderão participar e votar à distância (incluindo os documentos necessários para tanto) e disponibilizar os documentos e informações pertinentes à ordem do dia também por meio digital.
O DREI determinou que a sociedade deverá adotar sistemas e tecnologias acessíveis para que todos os sócios possam participar e votar à distância. Dentre outros requisitos, o sistema eletrônico utilizado deve assegurar a (i) possibilidade de os acionistas se manifestarem na assembleia/reunião e visualizarem documentos apresentados durante sua realização; (ii) segurança, confiabilidade e transparência da assembleia/reunião; (iii) registro de presença dos acionistas/sócios; (iv) registro dos respectivos votos e (v) gravação integral da assembleia/reunião.
Segundo a Instrução Normativa nº 79, é facultado à sociedade a contratação de terceiros para administrar, em seu nome, o processamento das informações nas reuniões ou assembleias semipresenciais ou virtuais, permanecendo responsável, no entanto, pelo cumprimento das obrigações constantes da Instrução.
O normativo detalha, ainda, o conteúdo obrigatório do boletim de voto à distância, incluindo determinações de que as matérias da ordem do dia sejam descritas de forma clara e objetiva e de maneira que ao acionista/sócio caiba apenas aprovar, abster-se ou rejeitar os itens sujeitos à deliberação.
Por fim, o DREI estabelece que, quando a ata da reunião ou assembleia não for elaborada em documento físico; (i) as assinaturas deverão ser feitas por meio de assinatura eletrônica realizada com certificado digital; (ii) devem ser assegurados meios para que possa ser impressa em papel, de forma legível e a qualquer momento por quaisquer acionistas, sócios ou associados e (iii) o presidente ou secretário deve confirmar que atendeu todos requisitos para sua realização, em especial os previstos na Instrução Normativa nº 79. Adicionalmente, deverá constar na ata informação a respeito de qual método foi escolhido para realizar a reunião ou assembleia (semipresencial ou virtual), detalhando-se a forma pela qual foram permitidos a participação e voto à distância.
A equipe de Societário/M&A está à disposição em caso de dúvidas.